עריכת מפקדי אוכלוסין היא משימה קשה ומורכבת וכרוכה בהשקעת מאמצים אדירים ובהוצאות כספיות גדולות. את ההכנות לקראת המפקדים וביצועם מאפיינת התמודדות מתמדת עם קשיים מקצועיים, ארגונים ומינהליים רבים.
עד 2008 נערכו מפקדים מסורתיים שבהם יצאו הפוקדים לכל בתי התושבים ואספו נתונים מכל האוכלוסייה באמצעות שאלונים.
הקושי הגדול ביותר בשיטה זו הוא בהבטחת שיתוף הפעולה של הציבור, שהוא תנאי בסיסי לקיום מפקד ולהצלחתו. חשיבותו של הנושא עלתה במפקדים האחרונים שנערכו בארץ ובעולם ועולה גם היום.
נוכח קשיים אלו ומשום הדרישה הגדולה למידע דמוגרפי, חברתי וכלכלי מפורט ותדיר אשר מספק מפקד האוכלוסין, החלו מוסדות סטטיסטיים בארצות שונות לבחון אפשרויות לחלופות למפקד המסורתי, המבוסס על איסוף נתונים מכל תושב במדינה. המטרה היא לבטל או לצמצם באופן משמעותי את התלות בהשגת מידע על ידי מילוי שאלונים ולהתבסס ככל האפשר על מאגרי מידע מינהליים הקיימים במדינה.
ואכן, בשנים האחרונות ניכרת בעולם כולו מגמה לניצול אינטנסיבי יותר של נתונים מינהליים לטובת הסטטיסטיקה הרשמית. הגורמים לכך רבים: שינויים טכנולוגיים, בעיקר בתחום המחשוב; הרחבתם של מאגרי מידע מינהליים המצויים בארגונים שונים; נגישות המידע ועוד. שינויים אלו הביאו את העוסקים בסטטיסטיקה למסקנה כי ניתן ורצוי לנצל ביתר יעילות את המידע הקיים במקורות המינהליים, ומגמות אלו אינן פוסחות על מפקדי האוכלוסין.
המעבר ממפקדים מסורתיים למפקדים מינהליים מתבצע במדינות רבות ברחבי העולם, אולם הוא מלווה בקשיים ולכן נמשך זמן רב. על מנת לבצע מפקד מינהלי יש צורך בנתונים מפקדיים במאגרים המינהליים ובקישור בין המאגרים. בנוסף לכך, בקבצים המינהליים יש, פעמים רבות, בעיות של עודף או חוסר ברשומות השייכות לאוכלוסיית המפקד, טעויות ברישום ופיגורים בעדכון הנתונים, וכמו כן, הגדרת המשתנים וסיווגם שונה לעתים רבות מהמידע הדרוש במפקד. לכן השימוש במאגרי המידע מצריך תכנון, זהירות והתחשבות במגבלות.
במדינה נעשה צעד גדול בשימוש במאגרי המידע הקיימים לצורכי המפקד. השימוש בקבצים המינהליים החל כבר במפקד 1983 שבו נעזרו במרשם התושבים בעת היציאה לשטח, ובמפקד 1995, שבו השתמשו במרשם התושבים לצורכי העבודה בשטח ולהוספת משתנים מהמרשם, וכן הסתייעו במאגרי מידע על הכנסות מעבודה וקצבאות שהוספו לנתוני המפקד.
מפקד 2008 נעשה בשיטת המפקד המשולב , שהווה צעד נוסף לקראת השימוש ההולך וגדל במאגרי מידע קיימים. הקובץ המינהלי המשופר (קמ"מ), הוא הקובץ הבסיסי של מפקד האוכלוסין שכולל את המסגרת של אוכלוסיית המפקד, ונוצר על ידי שילוב קובץ מרשם האוכלוסין עם קבצים מינהליים נוספים.
בנוסף לכך, על מנת לספק את המידע המפקדי הבסיסי שכולל גם נתונים חברתיים-כלכליים, נעשה שימוש בקבצים אחרים ממקורות מידע מינהליים מלבד המידע שנאסף בסקר האוכלוסין.
בימים אלו שוקדים אנשי המקצוע בלשכה המרכזית לסטטיסטיקה על תכנון המפקדים העתידיים של מדינת ישראל. אלה, כאמור יתבססו ככל הניתן על מידע קיים הכולל מקורות מינהליים זמינים אשר יכולים לספק את המסגרת של אוכלוסיית המפקד ואת המידע הנדרש, יחד עם סקרי שדה ייעודיים וסקרים שוטפים של הלמ"ס שישמשו לביצוע מפקדים.
הגדלת ההתבססות על קבצים מינהליים ועל מידע קיים יאפשר ללשכה לבצע מפקדי אוכלוסין ולספק לאוכלוסייה את המידע הנדרש לעתים קרובות יותר ובאיכות גבוהה.
